Юридичні та фінансові рекомендації в організації літніх пластових наметових таборів

Додатки до методичного проекту можна переглянути в оригіналі проекту.

Анотація проекту

Проект передбачає юридичні та фінансові рекомендації зпідготовки та проведення пластових літніх наметових таборів.

Мета: Підготовка практичних рекомендацій з юридичних та фінансових питань комендантам для проведення пластових таборів.

Актуальність: на сьогоднішній день існують часткові матеріали щодо юридичних та фінансових питань, здебільшого з пластовими вимогами, які не враховують останніх змін у законодавстві для проведення літніх пластових таборів. Тому зараз необхідна актуальна розробка, яка стане підручною книжечкою комендантам у підготовці літніх пластових таборів.

Ділянки програми УПЮ, які будуть опрацьовані в проекті: В проекті буде опрацьовано важливий елемент пластування – організація пластових таборів.

Цільова група пластунів, на яку спрямований проект: коменданти пластових таборів.

В юридичній частині рекомендацій розкривається особливості оформлення документів із проведення пластових літніх наметових таборів з дотриманням вимог законодавства. Тут же зазначаються нормативно правові акти які регламентують проведення таборів та оздоровлення юнацтва. Зазначено всі служби з якими потрібно узгодити документи на проведення таборування та в додатках подані зразки, які практично використовувалися.

У фінансовій частині рекомендацій описано особливості фінансово-господарського характеру: від закупки продуктів, до подання платьожок у державне казначейство, підписання договорів і проведення проплат. До кожного пункту подаються зразки і додатки, які практично використовувалися під час проведення таборів.

Також у роботі зазначено питання звітування як фінансового, так і творчого характеру до державних органів влади, донорів, фондів та грантодавців.

Відомості про реалізацію проекту

Всі матеріали та описи юридичних і фінансових аспектів проведення літніх пластових таборів взяті із власної практики за час 12 років (від 2000 до 2012 року).

Спочатку автор розробив у 2009 році юридичні рекомендації «пам’ятка коменданту табору» у 2010 році підготовлено рекомендації щодо фінансових аспектів проведення літніх пластових наметових таборів «Додаток до пам’ятки коменданту табору» і вже у 2012 році було об’єднано ці дві частини, опрацьовано нові нормативно правові акти та підготовлену цілісну роботу. В 2017 році було переглянуто роботу та із рекомендаціями з апробації подано на затвердження.

В роботі використано матеріали та досвід у проведенні 6 курінних таборів, які в загальному нараховують понад 120 учасників та 40 членів проводу; 3 окружних таборів, які в загальному нараховують понад 130 учасників та 35 членів проводу; 11 крайових таборів які в загальному нараховують понад 600 учасників та 100 членів проводу інших пластових заходів із перебуванням на природі.

Всі матеріали взяті із підшивок документів, звітів таборів та офіційної переписки між пластовою організацією та державними органами влади, фондами.

СКОБ!

Шановні друзі коменданти таборів!

Неодноразово проводячи заходи маю певний досвід, знання законодавства щодо проведення літніх наметових таборів. Мав перевірки із МВС, управління у справах неповнолітніх при МВС, райдержадміністрацій, міськвиконкомів відділів освіти та прокуратури.

Те, що я тут коротко опишу є з власного досвіду. Виконання законодавства та правильне оформлення документів неодноразово допомагало оминути халепу. Раджу вам уважно перечитати та виконати всі необхідні формальності для проведення табору.

Юридичні рекомендації в організації літніх пластових наметових таборів

Законодавство України щодо таборування

Ви маєте знати законодавчу базу на основі якої ви проводите табори та мати ці документи під рукою. При перевірці вашого табору будь-яким органом влади перевіряючий може не знати досконало або взагалі нормативно-правову базу і мати претензії. Крім того в листах, зверненнях варто вказувати на основі чого ви маєте отримати дозвіл, допомогу чи сприяння у проведенні таборування. Отже:

Закон України «Про оздоровлення та відпочинок дітей № 375-17 2008 рік (із змінами, внесеними згідно із Законом N 1401-VI ( 1401-17 ) від 21.05.2009) (Додаток 1.1);
Закон України Про внесення змін до Закону України “Про оздоровлення та відпочинок дітей” вiд 21.05.2009 № 1401-VI (Додаток 1.2)
Постанова Верховної Ради України «Про відзначення 100-річчя українського скаутського руху» від 01.11.2011 № 9121 (Додаток 1.3)
Указ Президента України № 279/2008 Про заходи щодо сприяння розвитку пластового (скаутського) руху в Україні (Додаток 2.1);
Указ Президента України Про літнє оздоровлення та відпочинок дітей у 26 травня 2009 року № 363/2009 (Додаток 2.2) та Доручення Президента України 2012 року «Щодо належного оздоровлення та відпочинку дітей у 2012 році, вирішення пріоритетних завдань, спрямованих на зміцнення здоров’я дітей» (Додаток 2.3). Указ або доручення Президента України видаються щорічно, то ж зсилайтесь на той, що є актуальним.
Кабінет Міністрів України «План організації виконання положень Указу Президента України від 28 березня 2008 р. № 279/2008 «Про заходи щодо сприяння розвитку пластового (скаутського) руху в Україні»» від 07 квітня 2008 року (Додаток 3).
Наказ Міністерства освіти і науки України від 03.2006 N 237 “Правил проведення туристських подорожей з учнівською і студентською молоддю України” (Додаток 4.1)
Наказ Наказ Міністерства освіти і науки України від 05.05.2008 N 367 «Про сприяння розвитку пластового (скаутського) руху в Україні» (Додаток 4.2).

Погодження і дозволи організацій на території яких ви будете проводити табір

Погодження потрібно забезпечити завчасно. Бажано до листів додати інформацію про організацію, табір, або ж у самому листі коротко розкрити суть проведення заходу.

Найперше: ви проводите табір у сільській місцевості чи близько міста, то потрібно повідомити райдержадміністрацію та районну раду цього району, а то й попросити дозволу на проведення (Додаток 5). Листи пишуться на голову райдержадміністрації та голову районної ради. Бажано попередньо дізнатися у телефонному режимі чи іншим чином хто є керівниками та зазначити правильно їхні посади ім’я, прізвище та по батькові. Навіть при неправильному написанні посади, наприклад через звернення: «меру м. Черкас» можуть завернути тому, що посади мера немає, а правильно посада називається «голові черкаського міського виконавчого комітету». Якщо взагалі не можете взнати як звати голову, то можна в гіршому варіанті зазначити тільки посаду.
Повідомте також керівництво населеного пункту на території якого чи близько нього проводите табір. Такі ж листи як до райдержадміністрації та районної ради пишемо і місцевому керівництву змінюючи тільки шапку та посади (Додаток 6).
Листи у обласну державну адміністрацію і обласну раду можна писати або ні. В принципі повідомити ніколи не зле, щоб як мінімум знали про проведення, а разом із тим можна просити й допомоги у повідомленні інших органів державної влади та організації табору. Такі листи важливі коли ви проводите крайові табори чи табори поза межами своєї області (Додаток 7).
Лист у МВС маєте направити щоб знали про ваше перебування на тій території (Додаток 8). Зазвичай можна вказати крім повідомлення що ви хочете від міліції: надання охорони, супровід автобуса у перевезенні дітей чи контакту із місцевими органами МВС і надання допомоги при потребі. Із досвіду скажу, що краще третій варіант коли ви контактуєте, а не утримуєте на таборі працівників міліції. Та й МВС до цього більш схильний. До вас буде прикріплений дільничний інспектор з яким ви маєте обмінятися номерами телефонів, а також взяти номер телефону найближчої чергової частини. При виникненні ситуації приходу на табір чужих, агресивних людей варто одразу телефонувати до дільничного, а потім вже до чергової частини. Варто пам’ятати, що маєте попередити сторонніх, що табір під охороною і міліція може з’явитися за вашим викликом. Якщо це не подіяло, то подбайте, щоб подовше заговорити сторонніх, а самим зателефонувати до правоохоронних органів. При прибутті на табір працівники міліції розберуться із «непроханими гостями».
Лист до лісництва (Додаток 9) чи іншої організації, як то наприклад заповідник (Додаток 10) пишемо, якщо перебуваємо на їх території господарства. Маємо погодити своє перебування і отримати дозвіл на перебування. Там варто вказати і час та безпосереднє місце перебування. Цей документ, з погодженням, є офіційним дозволом перебування на тій території і якщо хтось навіть там розташувався на рибалку чи пікнік має залишити місце.
Повідомлення у найближчу від місця перебування табору лікарню чи фельдшерський пункт (Додаток 11). На таборі повинен бути обов’язково лікар. Якщо немає, то можна вийти із ситуації таким чином, що мати на таборі людину, що має навички першої медичної допомоги, а в місцеве відділення лікарні, ФАБ, амбулаторії чи іншу медичну стаціонарну установу направивши прохання про надання медичної допомоги у випадку травмування когось. Важливо, щоб крім направлення листа, який може й загубитися, вам на другому екземплярі поставили погодження, розписалися і завірили печаткою. Тоді у вас є повноцінний документ і ніхто вас не зможе звинуватити у відсутності медичної допомоги під час проведення табору

1.3. Наказ на проведення табору

У Вас на руках має бути наказ на проведення табору організації засновника табору (Додаток 12). Це може бути пластовий наказ Станиці, Округи чи Крайової організації або спільний наказ, якщо табір проводиться спільно Пластом і, наприклад, комітетом у справах сім’ї молоді та спорту Черкаського міськвиконкому. Обов’язково повинна бути мокра печатка на наказі, що вам виданий. Можна для зразка використовувати і наказ, що подається у книзі табору(Додаток 13).

Статут організації

У вас має бути статут організації нотаріально завірений (Додаток 14). Перевіряючи часто звертають увагу на те, чи має право ваша організація проводити табори. Бо печатка печаткою, а форми діяльності громадської організації вказуються у статуті. Тому часто наказ може бути підданий сумніву без пред’явлення статуту організації де зазначена така форма діяльності, як проведення таборів.

1.5 Список учасників табору

Список дітей, що перебувають на таборі (Додаток 15). Обов’язково має бути завірений печаткою організації. Якщо ви передбачаєте, що у вас ще можуть добавитися учасники, то залиште місце для їх вписання. Печаткою список може завірятися зверху або знизу. Тому дивіться як краще це зробити, щоб залишилося місце на всяк випадок. Ми часто брали бланк із шапкою та ставили печатку. По прибутті на табір учасників – вписували.

Якщо у вас табір проводиться у віддаленій місцевості і ви туди довозите дітей не на рейсовому автобусі, а замовним, то принаймні повинен бути наказ на перевезення дітей (Додаток 16) і їх список (Додаток 17). У наказі зазначається коли і від якого пункту до якого через інші і для чого перевозяться діти. Взагалі перевезення це болюча тема, бо насправді потрібно набагато більше документів: дозвіл ДАІ, узгодження і ін. Але наказ і список на перевезення вже дають 90%, що коли вас навіть зупинять на дорозі працівники ДАІ і спитають хто ви та куди везете дітей, у вас будуть документи, щоб вас не затримували. Про перевезення дітей можна вказати і окремим пунктом у наказі про проведення табору та списку учасників, тоді вам непотрібно робити окремі документи, а буде на табір один наказ (Додаток 18) і список (Додаток 19). Ще один варіант, це коли перевізник сам готує документи надаючи таку послугу.

1.6 Положення про табір

Положення про табір має бути на таборі обов’язково (Додаток 20). Завіряється печаткою. Якщо проводиться двома організаціями, то може бути завірений обома печатками.

1.7 Техніка безпеки

Техніка безпеки складається із інструкції (Додаток 21) та журналу проведеного інструктажу (Додаток 22). Важлива річ. Є законодавчі норми, що діти до 14 років не підписуються, а тільки із 14 і т. д. Але для вас краще щоб усі діти, які є на таборі прослухали та розписалися за техніку безпеки у спеціальному журналі (це може бути просто листок із зазначенням відповідної інформації про проведення інструктажу). Техніку безпеки проводимо після посадки всіх в автобус! Коли автобус чи інший транспорт з дітьми від’їжджає і батьки махають ручками, що означає їхню передачу своїх дітей у вашу відповідальність у вас має бути записи із проведеним інструктажем техніки безпеки. Не відкладайте на потім. Ви вже відповідаєте за дітей і якщо трапиться травма вам не буде коли вже проводити інструктажі і розписуватися у журналі. Поряд із юнацтвом/новацтвом у журналі техніки безпеки, або на окремому аркуші мають розписатися також всі дорослі – провід і інструктори.

1.8 Дозвіл батьків

Дозвіл батьків (Додаток 23), що зазвичай міститься у зголошенні на табір, яке здається коменданту. У вас мають бути на кожну дитину, що перебуває у таборі письмовий дозвіл батьків. Якщо це зголошення, де заповнена відповідна графа, то вони мають бути з вами на таборі. Ще один важливий законодавчий нюанс, який досить часто ігнорується: батьки мають бути проінформовані про умови перебування на таборі. Про це має бути запис. Без цього при будь-якій обставині батьки можуть позиватися пояснюючи, що передали дитину вам не знаючи які умови табору і навіть що ви їх не попередили. Тому, коли ви відсилаєте запрошення участі у крайовому таборі, або у зголошеннях записуйте фразу, під якою батьки мають розписатися, – «з умовами перебування на таборі моєї дитини ознайомлений». Деякі коменданти роблять правильно і видають батькам спеціальне повідомлення про перебування на таборі їхньої дитини де батьки розписуються (Додаток 24).

1.9 Страхування

Страховка від нещасного випадку (Додаток 25). Згідно із законом на всіх мандрівках і таборах на час їх проведення дитина повинна бути застрахована. У вас може бути не оригінал, а копія. Цього достатньо для надання допомоги за страховкою.

1.10 Дозвіл лікаря

Дозвіл лікаря на перебування дитини у таборі (Додаток 26). Насправді він не один, а декілька. Зокрема загальний дозвіл лікаря на перебування дитини у таборі з фізичними заняттями, що не має протипоказань. Далі – щеплення, які проводилися. І останнє: не раніше, як за три дні до проведення табору довідка про санепідемоточення (відсутність інфекційних хвороб у дитини, а також у тому місці де дитина проживає – відсутність карантину). Звичайно це все можна вкласти в одну довідку лікаря, яка здається при реєстрації.

Свідоцтво про народження дитини

Ксерокс свідоцтва про народження дитини. При перевірках у вас є документ що засвідчує особу (Додаток 27). У разі відсутності можна пред’явити список дітей завірений печаткою.

Список проводу

Затверджений список проводу (Додаток 28). Зазначається склад проводу разом з усіма інструкторами. В ідеалі було б добре, щоб кожен мав свої виписані обов’язки і розписався за них але те, що зазначені їхні посади у списку проводу, а пояснення функцій конкретного члена проводу є у напрямних з проведення таборів, то можна залишити й так.

1.13 Снітарна книжка

Кожен із дорослих людей на таборі, що проводить заняття з дітьми має мати санітарну книжку встановленого зразка із допуском (Додаток 29). Якщо її немає, то хоча б справки від лікаря, що здорові. Це краще чим взагалі відсутність такої. Тут важливо тільки сказати, що при проходженні медогляду ви маєте зазначити, щоб вам дали направлення до лікарів, як і педагогічним працівникам – вчителям. Бо часто видають список лікарів і служб, які потрібно пройти працівникам кондитерських фабрик, бутіків і інших злачних місць. Цей список більший. Вам прийдеться довше його проходити, а крім того ще й платити набагато більші гроші за додаткові платні аналізи.

1.14. Санепідемстанція

Санепідемстанція є найбільш проблемною структурою. Тут важко давати поради, бо ми кожен раз обходили стороною цю установу. Є вимоги які важко, а інколи і неможливо виконати. Це пов’язано з тим, що відповідної нормативної бази щодо проведення наметових таборів немає і вимоги беруться із документів до стаціонарних таборів та інших документів де згадується відпочинок і оздоровлення. Зокрема якщо проводиться стаціонарний наметовий табір, то під наметами повинні бути дерев’яні настили. Вода має бути перевірена. То є ви бере працівника санстанції, везете на місце табору і він має взяти аналіз води за місяць до проведення табору. Таку саму процедуру потрібно провести і за три дні перед табором. Крім транспортування працівника санстанції за кожен аналіз води потрібно платити. Ми зверталися до різних саніпемологічних служб при проведенні таборів у різний час. Виходила дивна ситуація, що часто самі саніпедемологи висували різні вимоги. Це свідчить про невідпрацьовану нормативну базу, та їхню необізнаність у цій сфері. Тому при зверненні можуть виникнути й інші неописані тут ситуації. Але як поправити справу? Ось кілька порад:

Все це можна обійти, якщо табір мандрівний і не є стаціонарним. Стаціонарний табір – перебуває на одному й тому ж місці. Мандрівний, пересувний змінює місце перебування. Маршрути бувають різними: з одного пункту до іншого – лінійний, вийшовши з одного пункту та пройшовши по інших повернення до початкового – коловий, чи перебування на одному місці і виходити до певної точки та повернення назад – радіальні. Скориставшись цим ви можете назвати свій табір мандрівним із зазначенням форми мандрівки та перебувати на своєму місці позбувшись частини вимог саніпедемстанції. Для цього найкраще підходить радіальна форма проведення мандрівного табору, що зазвичай і проводиться – одноденна чи дводенна мандрівка під час табору.
Продукти згідно із вимогами санстанції мають зберігатися у прохолодному, спеціально обладнаному, чистому місці і завозитися як мінімум раз на тиждень, а то й декілька раз. Тому при перевірках і провокативних питаннях знайте, що відповісти.
Лятрини (туалет) мають бути стаціонарні та згідно із вимогами санстанції два рази на день оброблятися хімзасобами. Потурбуйтеся, щоб у вас була, як мінімум одна пляшка хлорки. Відстань від кухні до туалетів має бути не ближче 25 м від наметів, кухні і 50 м від джерела питної води.
Кухня повинна бути чиста, посуд вимитий. Біля кухні на віддалі мають бути рукомийники з милом і водою. На кухні та біля неї не повинно валятися решток їжі. Посуд учасників має бути теж чистий і спакований у поліетиленовий пакет, щоб не запилювався. Ніякі продукти не повинні лежати відкритими та бути доступними мухам, осам. Це є найперше що впливає на гігієну табору та профілактику харчових отруєнь. Не ближче 25 м від наметів влаштовують ями: на зливи, на відпадки, на сміття

Ще кілька кінцевих порад:

Проводьте час від часу лікарський огляд, як і передбачено напрямними з організації і проведення таборування заповнюючи відповідну картку з книги табору (Додаток 30). Це показує чи ви слідкували за станом здоров’я учасників протягом табору. При нездужанні дитини звертайтеся до лікаря не затягуючи лікування юнацтва;
Якщо виникла ситуація, що учасник не має на таборі всіх необхідних документів не здавши при реєстрації, чи ви недопильнували зверніться до батьків щоб вони вислали поштою на адресу місцевого відділення пошти зазначивши ваше ім’я й прізвище та позначку – до запитання;
Якщо ви відправляєте дитину з табору в зв’язку із неналежною поведінкою чи травмуванням, то зобов’язані обов’язково попередити батьків та провід Пласту. Дитину найкраще щоб передали «з рук у руки» – старша особа від табору супроводжувала її до батьків;
Підтримуйте зв’язок із місцевими органами влади та при потребі зв’язуйтеся з ними. Майте план на надзвичайну ситуацію;
Не полінуйтеся передзвонити до організацій, яким ви надсилали листи і дізнатися чи вони дійшли і погоджені. В ідеальному варіанті ви б мали отримати на руки ваш лист із погодженням. Якщо лист не дійшов відправте ще раз або перешліть через факс. І пам’ятайте: розгляд листа в органах влади може тривати тиждень чи два поки буде розглянутий і потрапить до виконавців. Не залишайте на останній день погодження.
Також варто зробити декілька ксерокопій для перевірок таких документів: Погодження і дозволи організацій на території яких ви будете проводити табір, наказ на проведення табору, статут організації, список дітей, що перебувають на таборі, положення про табір, затверджений список проводу. Кожен перевіряючий буде вимагати, просити документ. Тому краще мати 4-5 копій;
Контактуйте із проводом Пласту для повідомлення про перебіг проведення табору.

Фінансові рекомендації в організації літніх пластових наметових таборів

Вважаю за необхідне звернути вашу увагу ще не деякі аспекти проведення таборів. Крім юридичного аспекту ще й є фінансовий або правильніше фінансово-юридичний. Коли ти раз проводив табір і виготовив документи й пройшов всю процедуру від початку до кінця: підготовка документів, отримання матеріальних цінностей, використання, списання та звітування, то зможеш це робити й у майбутньому без проблем.

Отже:

2.1 Харчування

Харчування можна проводити двома способами. Або ви замовляєте продукти і готуєте самі, або ви замовляєте харчування, що проводять кухарі, які готують їжу.

Замовлення продуктів на табір. Складаємо меню (Додаток 31). Пропоную саме цей варіант розрахунку харчів на табір, бо він є найбільш гнучким і легким у підготовці та вираховуванні необхідного об’єму продуктів. Перше – це розграфлюємо листок де зазначаємо день, час прийняття їжі, страву, продукти. Ми маємо перед собою програму табору, де зазначено коли приїжджаємо, коли є мандрівка, коли служба Божа і згідно цього закладаємо харчування. Пишемо страву і розписуємо скільки потрібно для однієї людини/юнака продуктів на ту страву. Так робимо на всі дні. Потім пишемо список продуктів, що зазначений у меню і рахуємо скільки нам потрібно на одну людину/юнака на табір продуктів. Далі простою арифметикою множимо ту кількість продуктів, що для одного юнака на кількість юнацтва. От у нас і виходить сума продуктів на табір – їх список (Додаток 32). Крім цього потрібно про запас додати 10-20% продуктів на випадок негоди, пошкодженні упаковки при зберіганні і із-за цього стану не природності. У списку потрібно точно зазначити які саме продукти ми хочемо (у скляних чи залізних банках, якщо печиво, то яке і т.д.). Бо якщо ми зазначимо тільки наприклад шоколадки, то можуть дати марки «Світоч», «Рошен» або старого зразка невідомо якого року «Альонка». Тому впишіть фасовку, марку і назву продукту. Не лінуйтеся. Також можна добавити ще графу «за 100 гр.» де власник має вивести ціну кожного продукту за 100 гр. чи 1 кг., або загальну суму за певний тип продукту. Тоді ви можете порівняти у магазині чи базі ціни і знати чи не дурять випадково вас завищуючи ціну. Ще такий нюанс. Якщо ми рахуємо продукти на табір і кошти, які ми будемо використовувати на закупку є власними чи спонсорськими, то незабудьте до кількості юнацтва на таборі додати провід та інструкторів. Якщо ж це державні кошти, то продукти закуповувати на провід і інструкторів та й на юнацтво старше 18 років заборонено. Тому тут у пригоді вам можуть стати ті 10-20 % які ми закладаємо у продукти. Є ще один варіант офіційно написати на харчування дорослих і звітувати, що на них теж затрачалося продукти і державні кошти, що по закону мусять бути витрачені тільки на дітей. Тоді при перевірці контрольно-ревізійного управління (КРУ) вам прийдеться, як мінімум писати пояснення, що діти без дорослих не можуть перебувати, тому ви вимушені були годувати дорослих. Але зазвичай КРУ перераховує скільки коштів затрачалося протягом табору на одну дитину, множить на кількість дорослих, що харчувалися на таборі і примушує ту суму повернути державі. Плюс у вас скандал, а також припис КРУ про порушення, як вам, так і державній структурі, яка давала вам кошти. Відповідно на наступний рік вам скоріш за все навіть не схочуть виділяти кошти і буде офіційний привід – протокол-припис КРУ. Тому не раджу йти цим способом і потім весь час переживати. Краще закласти ті 10-20 %, яких не видно при підрахунку і прохарчувати нормально провід та не мати проблем із держорганами і зокрема КРУ. Інший спосіб підрахунку продуктів, це наперед закласти кількість людей і визначити скільки вам потрібно на всіх в одне приготування їжі крупи, солі та інших продуктів (Додаток 33). Це й спосіб гірший, бо на табір може приїхати більша чи менша кількість людей і вам потрібно буде вираховувати скільки потрібно відняти, чи додати продуктів. Я б не радив іти цим шляхом. Ще одне. Вам на табір потрібна побутова хімія (Додаток 34). Це окрема стаття і на неї зазвичай не виділяються кошти. По крайній мірі це не продукти харчування і підприємці чи магазин не можуть за цією статтею їх надати. Тому ми домовляємося, що вони дають нам необхідну побутову хімію, а в накладній вона «зазначена» під назвою помідори чи кавуни. Таким чином ми маємо необхідну побутову хімію і не маємо лишнього головного болю.
Тепер нам потрібно оформити це документами. Угода на надання продуктів харчування може бути проста (Додаток 35). Можна складати і на дві та три сторінки із переліком умов надання продуктів харчування (Додаток 31) або (Додаток 36.2). Як кому більше підходить. Звичайно де більш детально розписано в угоді про домовленості, то краще. Але це вас не убереже від того, що можуть підсунути і неякісний товар. Тому головне вибрати доброго підприємця чи магазин, який надасть вам якісний товар. Досить часто там є вже готовий проект угоди, який підписується на придбання продуктів харчування. До угоди має бути накладна (Додаток 37) із переліком всіх продуктів харчування на суму, що зазначена у договорі. На кожній сторінці накладної має бути печатка. Хоча інколи вимагають тільки на підсумковій сторінці декількох сторінок накладної печатку. В Угоді чи Договорі (це фактично синоніми тому різниці немає як називається) і накладній, якщо ви не бухгалтер і слабо розбираєтесь що таке МФО, ЗКПО і інше, краще просто поставити печатки не вказуючи реквізити (інколи навіть не вписувати дати) і передати бухгалтеру чи людині, що розуміється на фінансах для правильного заповнення. Бо якщо ви не в ту графу впишете номер рахунку чи інший реквізит, то такий документ вважається неправильно заповненим, а відтак недійсним. Якщо у цих документах є виправлення, то документи теж вважаються такими, що втратили чинність. Казначейство чи бухгалтерія їх не приймуть. Прийдеться йти і заново заповнювати, ставити печатки та підписувати. Тому або заповнюйте правильно одразу, або передайте людині, що на цьому розуміється для правильного оформлення. Не думаю, що перед табором у вас буде багато часу і по три чотири рази ходити підписувати документи із кожним підприємцем. До угоди і накладної ви маєте надати копію Свідоцтва про реєстрацію підприємця (додаток 38) і про сплату єдиного податку (Додаток 39). Без них казначейство відмовляється перераховувати гроші. Бо вони необхідні при перевірках КРУ. Угода, Свідоцтва про реєстрацію підприємця і про сплату єдиного податку та накладна є підставою для перерахування коштів підприємцю, а відтак і отримання продуктів. Звичайно наше законодавство тут внесло нонсенс. Даючи на проплату до угоди накладну, ви стверджуєте, що продукти у вас вже є. То є ви отримали і тепер проплачуєте. Звичайно, якщо підприємець є вашим давнім постачальником і вже не перший рік надає продукти на табір, то він може вам видати без попередньої проплати продукти. Якщо ні, то зрозуміло ніхто вам так не дасть. Це і є наше рідне законодавство. У такому випадку є два шляхи отримати продукти харчування й перестрахуватися. Перший: ви підписуєте накладну про отримання продуктів лише одну, ту, що подаєте на проплату. А іншу, що має залишатися у того, хто надав вам ці продукти підписуєте тільки після відвантаження продуктів на ваш табір. Другий шлях, це написати гарантійний лист (Додаток 40) де зобов’язатися проплатити кошти. Тоді вам без оплати видадуть продукти харчування. Але, якщо вам надали продукти за гарантійним листом, а в зазначений термін оплата не пройшла, то до вас можуть позиватися у суді. Тому майте це на увазі. Якщо ж вам обіцяє надати гроші держава, то зробіть лист від імені того управління, казначейства чи відділу. Тоді при невиконанні зобов’язань судитися будуть із ними. Часто знаючи це державні органи влади радять вам самим написати гарантійний лист знаючи про відповідальність. Вирішувати вам.
Звітування за вимогами зазвичай відбувається у триденний або десятиденний строк після завершення табору. Звичайно вам можуть і подовжити цей термін. Але краще це зробити якісно і вчасно. За отримані продукти харчування, якщо видавала держава, то вам потрібно буде відчитатися актами списання продуктів харчування на кожен день (Додаток 41). Взявши ваше меню ви списуєте кожен день продукти у акт (Додаток 41.2) або такий, як є у таборовій книзі (Додаток 41.3). В кінці у вас має вийти така кількість використаних продуктів, що зазначена у накладній і на таку ж суму. Тому раджу акти списання зробити заздалегідь, ще до табору і попідписувати. На таборі, якщо той, хто займається кухнею, буде складати акти списання, а ще проводити інструктажі і програму табору, то це займе масу часу і вони не будуть зроблені. Зрозумійте, що вам головне прозвітувати грам у грам, копійочку у копійочку. Якщо навіть у вас було змінено на таборі меню, то це мало кого обходить. Головне, щоб ви відчиталися. Ще одне коли ви розписуєте продукти по днях і цінах зверніть увагу, щоб у вас не було дробів. То є банка меду на один літр поділена на три дні – це дорівнює 333,33333333333333333333333333333 грама на один день. Тому одразу розраховуйте наприклад на чотири дні і це дорівнюватиме 250 грам на день. Так само гроші. Не може 10 кг яблук коштувати 43 грн. 45 коп, якщо ви плануєте видавати по 1 кіло кожен день, бо тоді вийде кіло яблук вартуватиме 4 грн. 34,5 коп. Має все сходитися до цілих чисел. Якщо ви допустите таку помилку, то будете виправляти, а це ваш час. Для полегшення розрахунків і складання акту списання продуктів використовуємо таблицю продуктів і цін (Додаток 42). У ній записуємо у стовпчик продукти, які ви використовуватимете на таборі, а зверху у рядок дні таборування. По меню ви туди заносите кількість чи вагу продукту, його ціну в загальному заплановану на табір та ціну на 1 кг, пачку чи банку (там де назва продукту), а по днях розписуєте використання продуктів і ціну в той день. Коли ви розпишете на всі дні, то сума від додавання у всіх стовпчиках днів має дорівнювати зазначеній кількості чи вазі і ціні, що ми зазначали над назвою продукту (то є та кількість і ціна що запланована на весь табір та зазначена у накладній). Для полегшення підрахунків можна перенести ціни у окрему таблицю цін на продукти по днях (Додаток 43). Там зазначаємо дні табору і у стовпчик виписуємо ціни із таблиці продуктів і цін. Тоді ви виведете більш легше вартість харчування в окремому дні. Якщо у вас не збігаються по якійсь позиції кількість продукту, вага чи ціна, то ви маєте це підправити. Всі три документа є взаємопов’язані між собою і розбіжностей в них не має бути: накладна, меню і акти списання продуктів. Я подав від скановані таблицю продуктів і цін та таблицю цін на продукти по днях. Якщо таку таблицю зробити в “електронних таблицях”, то підрахунки будуть швидшими і автоматизованішими. Зізнаюся ці дві таблиці минулого року зробила моя дружина після того, як я два тижні переглядав акти списання, меню і накладну й у мене, то на 1 гривню, то на 20 копійок щось не сходилося. Вона тоді скзала, що вистачить мучитися, взяла документи зробила дві таблиці і за вечір виготовила всі документи. Тому я й не робив у електронному форматі ці документи. Крім цього інколи буває і конкретна везучість, коли державна установа погоджується прийняти акт списання не по днях, а на весь табір (Додаток 44). То зрозуміло, що ваша робота зменшується. Переписуємо продукти із загального списку, чи накладної і підписуємося. Деякі організації можуть надавати продукти на основі угоди, рахунку фактури (у ньому записуються всі продукти що вам надаються) і акту виконаних робіт (Додаток 15). Часто це бувають оптові бази. Тому додаємо і цей зразок.
Другий варіант планування харчування на таборі передбачає більш легший спосіб звітування. Вам так само прийдеться складати меню для табору але от в пунктах про документи і звітування є відмінності. Це можливість вам по документах надавати на таборі не продукти харчування, а безпосередньо проводити харчування. Цю послугу мають право надавати тільки ті, хто має право готувати їжу: столові, кафе та інші подібні підприємства. Тоді вам потрібна така ж угода як (Додаток 35, 36) де зазначено не надання продуктів харчування, а проведення харчування на таборі або інший (Додаток 46). Також потрібні Свідоцтва про реєстрацію підприємця і про сплату єдиного податку і замість накладної рахунок про надання послуг (Додаток 47). Тоді для звіту вам потрібне спрощене меню де можна варіювати цифрами, бо кожна «столовка» може по своєму виставляти ціну (Додаток 48). Звичайно у межах розумного. Скріплюється підписами та печаткою. До меню вже йдуть не акти списання (бо у вас на таборі не було продуктів), а акт виконаних робіт із проведення харчування (Додаток 49). Мороки значно менше. Але вам потрібно знайти таку організацію, що погодиться підписати ці документи та провести через себе кошти і видати вам або готівкою, або продуктами на табір. Зате звітів обмаль. При тому, що організація, що проводить харчування їх сама може й підготувати.
Є ще один варіант із яким ви можете зіткнутися. Це коли вам якийсь «розумник» видасть затверджені колись давно норми харчування, які не відповідають реальності – дуже мало виділяється харчів на дитину в день. Не буду багато описувати скажу лише одне – вам потрібно буде добирати ціну для загальної суми дорогими продуктами, як фініки, шоколад, ананаси та перераховувати суму на ці продукти, а в реальності мати інше меню і інші продукти на таборі. Звітувати ж по виданим нормам. То потрібно буде довго посидіти та порозписувати продукти. Раджу зайнятися цим до табору і мати вже готовий звіт на післятаборовий час.
Щоб оптимізувати технічний процес оформлення і розрахунку меню, продуктів і їх списання коли проводиться декілька таборів, то пластовий провід (бухгалтер) може зробити розраховане на певну кількість юнацтва меню, список продуктів із цінами і акт списання. Вам тоді залишиться лише підписати ці документи. На таборі ж користуватися своїм меню. Але це дуже позитивний чинник. Вивільняється багато часу, що може бути використана на підготовку інших ділянок табору.

2.2 Транспортні послуги

Транспортні послуги чи перевезення. Здійснюються на основі угоди (Додаток 50), рахунку і, якщо це приватний підприємець, то Свідоцтва про реєстрацію підприємця і про сплату єдиного податку про які я вже писав вище. Тому не буду повторюватися. Для звіту потрібно акт виконаних робіт (Додаток 51). Скажу тільки таке правило, щоб вам було зрозуміліше де потрібні накладні, де рахунки і акти виконаних робіт. Де вам надаються матеріальні цінності: канцелярка, продукти харчування і інше ваш документ, що підтверджує отримання є накладна (може бути вийняток коли у рахунку все зазначається, що ви купляєте, тоді може бути й рахунок, а для звіту акт виконаних робіт де зазначається надання всіх перелічених речей). Якщо вам надавали послуги: перевезення, оренда, то ви ж не отримували у руки якихось речей, а мали послуги, тому там мусить бути акт про виконання робіт. Всі угоди, накладні чи акти робляться у двох примірниках. Один залишається у вас інший у виконавця.

2.3 Канцелярські витрати

Канцелярка, футболки, відзначки, книжечки табору та інші речі. Надаються на основі угоди, рахунку і, якщо це приватний підприємець, то Свідоцтва про реєстрацію підприємця і про сплату єдиного податку про які я вже писав вище. Єдине яка є відмінність при звітуванні. Ви крім перелічених вище документів маєте прозвітувати, що ви ці речі, які призначалися для учасників табору таки роздали, а не залишили собі. Тоді робиться акт видачі відзнак, футболок і інших речей що ви роздаєте (Додаток 52). Можна зазначати всі речі в одному акті, але краще їх робити окремо. Так вимагає більшість казначейств. Крім того у вас можуть запросити і список дітей для перевірки ваших видач із підписами (Додаток 53). По ньому можуть звонити чи зв’язуватися із учасниками ті, хто надавав кошти та КРУ. Зрозуміло, що підписи в усіх актах видачі і списку учасників табору мають бути однакові. Не залишайте це на потім, а зробіть одразу на початку табору підписування за отримання речей. Бо потім може забутися, чи хтось вибуде з табору, а вам все одно потрібно за ту кількість звітувати. Повернення не приймаються і це велика проблема, як у підприємців так і у держустанов. Зауважте, що для звіту у міністерство чи місцеві органи влади вам необхідно буде надати по одному екземпляру продукції (футболка, відзнака чи інше). Якщо ви виготовляли книжечку, то потрібно у ній зазначити, що вона видана за сприяння міністерства чи міськ/райдержадміністрації. Ця вимога є, якщо ви за їхні кошти робили ту книжечку. Але якщо вони давали кошти на харчування і переїзди, а книжечку ви виготовляли за свої таборові кошти, то не поскупіться зробити такий напис у книжеці табору. Все одно вам дали гроші на проведення табору, а цей запис тільки позитивно настроїть держоргани влади на подальшу співпрацю із вами.

Оренда спорядження

Оренда човнів чи інших засобів для табору. На оренду виготовляємо угоду (Додаток 54), рахунок і, якщо це приватний підприємець, то Свідоцтва про реєстрацію підприємця і про сплату єдиного податку про які я вже писав вище. Фактично угоди в своїй суті є схожі за основним змістом де записується хто, про що домовилися, на коли, відповідальність за невиконання і реквізити. Тому їх можна переробляти під будь яку оренду чи іншу необхідну статтю витрат вашого табору. Звітування відбувається актами виконаних робіт.

2.5 Робота із спонсорами

Робота із спонсорами є необхідною та вкрай важливою. Не можна надіятися тільки на державні фінанси і сидіти на гранті (називатися грантоїдами) й нічого не робити. Потрібно звертатися до різних установ: банків, підприємців, підприємств та інших установ і людей. Не факт, що вам одразу вдасться залучити кошти і навіть як залучите, то можливо й невеликі. Але з часом, коли ознайомляться із вашою організацією, роботою можуть надавати і більші суми. Тут головне підготувати лист (Додаток 55) та розіслати, а краще зайти на прийом і вічі у вічі переговорити із потенційним спонсором. Якщо він погодився надати якусь суму незабудьте запросити його відвідати ваш табір, згадати у звіті, статті у пресі чи телепередачі. Це буде і моральне задоволення тій людині і реклама його справи, а це вже великий плюс. Крім того у листі чи при зустрічі можна зазначати, що ви прорекламуєте те підприємство і керівника. Якщо ви отримали кошти, бодай невеликі на табір не думайте, що робота із спонсорами на цьому завершилася. Після завершення табору ви маєте надіслати подяку (Додаток 56). Знайте, що ви не останній раз проводите табір, захід. Якщо ж і не ви, а на наступний рік буде інший комендант, то ви можете передати контакти. Протягом року можна надіслати лист чи декілька із запрошенням на заходи вашої організації. Це слугуватиме сигналом, що ваша організація дієва, а не разова, що проводить тільки влітку табір. І ще одне ці листи слугують нагадуванням, що ви є і налаштовані на подальшу співпрацю. Якщо у статті газети про табір було згадано допомогу спонсора, то зробіть копію, або й цілу газету відішліть разом із листом супроводом показуючи, що ви виконуєте свої обіцянки. На завершення розмови про спонсорів хочу зазначити, що можуть бути і інші способи роботи із спонсорами – головне творчо підійти і проводити її постійно. Також варто не забувати, що спонсори досить часто дають не готівкою допомогу, а безготівково перераховують на рахунок організації. Тому вам потрібно перше його мати, а друге вміти прозвітуватися перед податковою пенсійним фондом і іншими. Спонсору потрібно в будь-якому випадку з листом подякою чи окремо надати документи (чек чи інші), що підтверджують використання коштів, що він надав на ті цілі про які ви домовлялися. Крім цього спонсори це не тільки ті, що дають гроші. Вам можуть надати спорядження туристи (Додаток 57), перевезення автопарк чи інші послуги, що не являють собою кошти. Але незабудьте при складанні фінансового звіту табору вказати на яку суму вам були надані послуги бо наступний комендант, що готуватиме табір може й не знати про це, а бо ж фірма не зможе надати того року ці послуги, а комендант їх не закладе навіть у бюджет.

2.6. Бюджет та фінансовий звіт

Бюджет, фінансовий звіт є обов’язковим елементом звітування. Основні вимоги є затверджені міністерством і діють в усіх областях та районах (Додаток 58). У державні органи ваші звіти складаються на основі бюджету (кошторису) табору (Додаток 59), який ви подавали і на основі якого визначалися статті ваших витрат, що фінансується установою. Всі документи, що ви підписували із кожним з підприємців чи підприємств: угоди, рахунку чи накладної або й акту виконаних робіт і, якщо це приватний підприємець, то Свідоцтва про реєстрацію підприємця і про сплату єдиного податку необхідні для звіту. Ці документи оформлюються у казначействі і підкладаються до вашого звіту. Незабудьте зробити копії для свого звіту віддавши все до казначейства. Так, як ви їх здаєте бухгалтеру Пласту, то вони їх і подають. Крім звіту до держорганів виготовляється загальний фінансовий звіт табору (пластовий). Ви ж на табір використовуєте не тільки державні кошти, а й вкладку, спонсорські та пластові кошти. Робиться він так. Зробіть титульний листок (все має бути акуратне) (Додаток 60). Далі візьміть чистий аркуш А-4 і зверху поставте номер сторінки та напишіть фінансово-чековий звіт (Додаток 61).. Далі вклеюйте по хронології чеки. Чеки вклеюються тільки верхньою частиною. Не потрібно їх приклеювати по всій ширині, бо можна ще додатково і збоку, чи щоб перехрещувалося вклеїти ще чеки. Якщо у вас не було можливості отримати чек під час купівлі якогось товару (наприклад на базарі щось купували, чи у людей городину), то потрібно на невеличкому листку написати: що куплялося, яка сума потрачена, дату і підпис того, хто купував. Це хоча й не є добре, але це реалії і хоча б якийсь облік обігу таборових грошей. Чеки (зверху над ним) потрібно пронумерувати і біля номера коротко зазначити на що потрачені кошти та зазначити суму. В кінці листка Ви маєте записати: Всього на листку на сумму ххх грн. (прописом сума) 00 коп. На останньому листку звіту зазначаємо крім всього на листку й запис Всього у звіті на сумму ххх грн. (прописом сума) 00 коп. (Додаток 62). Після цього формуємо фінансовий звіт (за хронологією) (Додаток 63). де зазначаємо номер чеку (за фінансово чековим звітом), зміст та суму витрат. У кінці підбиваємо всі надходження та витрати табору. Якщо ми робили в електронному форматі, то можна легко пере форматувати фінансовий звіт (за хронологією) у фінансовий звіт за статтями витрат (Додаток 64). На основі фінансового звіту за статтями витрат і бюджету табору можна робити аналіз витрат та необхідність фінансування на наступний рік.

2.7 Творчий звіт

Творчий звіт, як і фінансовий є обов’язковим елементом. Основні вимоги є затверджені міністерством і діють в усіх областях та районах (Додаток 65). Знову ж робимо гарну титулку (Додаток 66) де можна і відзнаку табору зобразити, далі сам творчий звіт (Додаток 67) і додатком фотозвіт (Додаток 68). Творчий звіт підкріплює фінансовий і є обов’язковим додатком до нього. Він має показати, що ви дійсно провели табір, досягли результатів, що подавалося у документах і ставили перед собою та на які брали гроші, що дійсно були діти (можуть перелічити по головах, тому варто зробити одну загальну фотокартку де має бути та кількість учасників, що у вас в списках. Інші фото мають відображати специфіку вашого табору та зайняття дітей). Також додаємо публікації про табір у ЗМІ (Додаток 69), а також робимо скрін-шоти із повідомлень в інтернет виданнях (Додаток 70) та якщо є змога, то й на диску запис передачі, новини що показувалася по телебаченню.

Із поданням фінансового і творчого звіту та прийняттям його державними органами і Пластом ви можете сказати, що табір завершено.

Для комендантів пластових таборів ст.пл. Роман Орищенко, ОЗО

Залишити відповідь Скасувати коментар