Осучаснення діловодських книг УПЮ та їхній вплив на виховний процес юнацтва

Повна версія в форматі PDF з додатками доступні тут

ВСТУП

Пласт як організація виглядає міні-моделлю українського суспільства та держави: в ньому свої закони та правила, своєрідні стосунки між людьми, це гра в дорослість. Саме це допомагає адаптувати дітей до дорослого життя і привчати до його складностей ще змалку. Уділення відповідальності за планування праці куреня, вирішення дисциплінарних питань, ведення протоколів, чи відповідальність за кошти/майно — все це є не лише полегшенням зв’язковому, який/а несе безпосередню відповідальність перед крайовим проводом за функціонування куреня, а й дає розуміння самому члену проводу, що він/вона є частиною великого механізму, який дозволяє в майбутньому «пробитися» по драбині тієї системи вгору і вже далі більш ефективно та організовано планувати та виконувати інше, більш серйозне діловодство.

Діловодства допомагають дитині вибрати потрібне їй заняття за своїми вподобаннями. Виховний момент діловодства полягає в тому, що дитина бере на себе відповідальність керувати невеликою (в межах гуртка), а потім більшою (в межах куреня) групою людей, тож це потребує порядку та структурованості. Сама організація процесу прийняття рішень проводом дозволяє зв’язковому та іншим діловодам нижчого рівня бачити тих, хто дійсно може повести за собою людей, демонструвати пластові успіхи, а в майбутньому – стати дійсно провідником суспільства.

Діловодські книги в УПЮ є нероздільним від самого діловодства атрибутом і інструментом виконання діловодства і відповідно самовиховання членів проводу куреня УПЮ. В Пласті, особливо діаспорному, побудовано все так, аби показати загалом дитині, що таке поняття, як бюрократія існує, але не варто дитину цим переобтяжувати. Саме тому, в «Пластовому довіднику» зразки наказів/протоколів та інших бланків дуже скорочені. Реалії нашої української держави демонструють, що від радянського стилю ведення діловодства, від бюрократії ми відійдемо ще не скоро. В будь-якому випадку громадянин має знати, як треба писати заяву, листа, клопотання і в якому стилі має бути воно написане. Саме в цьому полягає грамотність та власна структурованість думок, аби чітко та по суті викласти в документі все те, про що ти думаєш написати, але мовою документа.

Цей методичний проект покликаний показати зразки та описати механізм внутрішнього документообігу куреня, продемонструвати механізми зацікавлення до виконання діловодств в УПЮ, дати певні поради щодо навчання цього дітей.

 

РОЗДІЛ 1. ВАЖЛИВІСТЬ ВЕДЕННЯ
ДІЛОВОДСЬКИХ КНИГ ЮНАЦТВОМ

1. Пояснення юнакові/чці

Найосновніша функція виховника/зв’язкового в даному випадку — пояснити дитині, для чого взагалі вести діловодство. Це питання буде звучати найчастіше і без відповіді на це питання, переконливе аргументування дитині — діловодство не буде вестися.

Пояснень може бути багато. Наприклад, змоделювати ситуацію: дитина є директором підприємства і мусить когось з цього підприємства звільнити. Не можна звільнити людину, не вказавши причини. І не можна звільнити людини без формального документу, бо її не приймуть на іншу роботу. Що для цього треба? Скласти наказ на звільнення, у якому чітко писатиме, за що звільняють людину і ставлять відповідні відмітки в її документах на працю (трудова книжка). Після того, як ту людину приймуть на роботу, відкриють її послужний список і трудову книжку, побачать, що її вигнали за несумлінність до роботи і подумають, приймати її, чи ні. Ось так, один папірчик, один документ (в даному випадку наказ директора підприємства може вирішити всю подальшу долю працівника.

Також, слід пояснити, що формальні відносини в колективі, на відміну від неформальних становлять чіткий порядок всередині організації. Затверджені формальні вимоги означають чітке функціонування внутрішньоорганізаційного механізму, тобто, якщо ти хочеш щось отримати, ти маєш зробити те, те і те. У неформальному середовищі, де не існує правил, не буде і гарантованого результату, тільки на рівні домовленостей, що обмежується довірою і браком відповідальності за сказане і обіцяне.

Для того, аби пояснювати такі речі новому члену проводу, має бути налагоджений чіткий механізм функціонування курінного проводу, механізм прийняття рішень та доведення їх до членства куреня.

Важливою опцією також є пояснення важливості внутрішнього документообігу. В цьому закладено декілька змістів: перший — документи потрібні для історії куреня та ведення курінного архіву; другий — це допомагає діловоду звітувати за ведену ділянку; третій — правильно ведена книга є зразком для майбутнього проводу та діловода, який прийде на зміну уступаючому; четвертий — привчає дитину до порядку та грамотності.

Схема документообігу в моєму розумінні виглядає так:

Ключовим є рівноцінне розуміння потрібності цього, як у виховника, так і у юнацтва, оскільки «немає поганих учнів, є погані вчителі», тобто, якщо виховник не зможе пояснити потрібності цього юнакові чи юначці — нічого не вийде, виховник повинен скеровувати та поверхнево допомагати, рекомендувати дитині, як правильно укласти той, чи інший документ: чи це подання на відзначення, чи подання на пересторогу.

Діти мають відчувати себе дорослими, бо з кожним роком вони саме такими і стають. Дивлячись на своїх батьків, їм також хочеться накладати резолюції на документи, підписувати гербові бланки, реєструвати документи, підшивати чеки і звітувати за діяльність. Саме прагнення стати дорослим і рівним з дорослими має керувати юнацтвом в процесі виконання діловодства, аби стати реально продуктивним.

Крім того, діловодство — це не лише ведення документації, це реальне управління процесами всередині куреня, вирішення проблем членства, відповідь на виклики, які дає відповідальність за долю куреня.

Якщо наведені аргументи не діють на юнацтво, слід проаналізувати власну віру у власні слова. Якщо ви самі не вірите у те, що кажете, то і діти вам не повірять.

 

• Пояснення молодому/дій виховнику/ці

Виховник чи виховниця завжди є і мають бути безпосереднім авторитетом для свого юнацтва, вони старші брати/сестри, вони перейшли вже в свій час програму УПЮ і мають гідно та доступно пояснити, для чого вести своє діловодство. Такі пояснення потребують неабиякої витримки та наполегливості.

У випадку, якщо виховник прийшов до УСП/УПС, тільки набрав гурток, то може виникнути надмірне формалізування процесів (або навпаки), оскільки людина вже працювала на роботі, знає про внутрішніх документообіг не за чутками, але не слід все міряти по тій роботі, де виховник/ця працював.

Звичайно, система управління куренем/гуртком потребує постійного удосконалення. Сьогодні є сотні онлайн-ресурсів для управління малими підприємствами та групами, але створення документів та внутрішньої бюрократії (не варто боятися такого слова) переслідує кілька цілей: навчити юнака/чку грамотно і послідовно викладати свою думку в формальних документах; навчити порядку у веденні документації; навчити зберігати всі документи в одному місці для оперативного реагування на запити від членів групи; навчитися чесно і прозоро працювати в групі, щоб ні в кого не було зауважень щодо нехтування обов’язками.

Колись я в юнацтві був на різних посадах (курінний писар, курінний суддя) і сам створював документи, якими регламентував порядок в курені в межах своїх обов’язків. Я створив окремий орган в курінному проводі – Курінну канцелярію, до якої входили писарі гуртків і відповідно я їм розписував накази, які вони мали виконувати, вели курінний архів, писали документи, створювали відзначки, посвідки тощо. З цим можна ознайомитися в додатку ч.1. Це все робилося, бо мені особисто це було цікаво. В цьому мені ніхто не допомагав. Виховник не вимагав такого скурпульозного ведення книг, створення окремих бланків тощо. Тому я вирішив сам себе зацікавити. Так в принципі виховник і має робити, себто не заважати юнаку розвиватися самому. Однак, виховник чи виховниця мають підігрівати інтерес до таких речей, вимагати ведення наказів, протоколів та інших документів, які мають складати історію виховної частини.

Порада особисто від мене  для молодих виховників — це власноруч перевірити зручність курінних книг, спробувати самому їх вести, а вже потім радити юнацтву робити це. Бо без розуміння виховника чи виховниці не зрозуміє і юнак.

 

РОЗДІЛ 2.  ПРАКТИЧНЕ ВИКОРИСТАННЯ
ДІЛОВОДСЬКИХ КНИГ УПЮ

Практичне використання діловодських книг УПЮ стане можливим лише тоді, коли вона буде створена власними руками. Кожен бачить свою діловодську книгу по-своєму. В 90-х роках, на початках Пласту, діловодські книги писалися в зошитах в клітинку, пізніше, з ЗСА пластуни діаспори привезли зразки діловодських книг, які велися тоді в Пласті в ЗСА. Фактично, вони нічим не різнилися, оскільки комп’ютерна техніка тоді не була в широкому доступі, тому всі накази, списки куренів тощо виконувалися або від руки, або на друкарській машинці.

Нещодавно мені на очі потрапила курінна книга 59-го куреня ім. С. Ленкавського, яка велася і ведеться з 1995 року. В ніц вже підшиті віддруковані бланки картотеки юнацтва, які і дотепер є в книзі гуртка. Через більш ніж 20 років, ми відкриваємо цю книгу і маємо чітке уявлення про те, хто був членом куреня, в якому ступені, які вмілості мав тощо і можемо собі уявити, наскільки сумлінно чи несумлінно діловод ставився до цих документів як історичних (в майбутньому) джерел.

Перша курінна книга 3-го куреня ім. Івана Виговського (мого юнацького куреня) почала вестися 3 серпня 1990 року, як пише на першій сторінці цього зошита. Фактично, в цій книзі був тільки реєстр людей, які в тому курені були, але як історична цінність тепер ця книга є безцінною.

Пласт еволюціонує і тепер рідко коли можна побачити паперову книгу, молодь переходить в електронні носії і всі книги редагуються в Інтернеті і можна «розшарювати» доступ до документів. Проте, без уміння складати документи, не можна ними послуговуватися навіть в електронних мережах, бо це лише інструмент поширення, а не укладання документу.

Пропоную вам ряд практичних робіт, які ви можете вживати на вишколах діловодів в своїх гуртках/куренях/станицях, аби хоч якось зберегти діловодські книги, які сьогодні є на межі вимирання. Думаю, вам і дітям буде цікаво.

2.1. ПРАКТИЧНА РОБОТА Ч.1

Технічна підготовка

Для того, аби вести діловодську книгу, слід мати певну технічну підготовку для початку роботи: 1. Грамотно писати і викладати думку; 2. Вміло послуговуватися інструментами, які допоможуть відобразити написане.

Для того, аби грамотно писати, слід вчитися добре в школі, а от, щоб правильно користуватися текстовими редакторами, слід не лише вміти просто вводити текст, але й форматувати його.

Перед початком роботи, пропоную ознайомитися з Правильником графічного стилю Пласту, який регламентує технічні вимоги до документів та різного роду поліграфічної та рекламної продукції Пласту, тож там можна знайти і вимоги до форматування документів.

1. Для початку, слід створити на своєму комп’ютері папку, в якій ви будете розбудовувати своє діловодство, зберігати документи тощо. Для цього слід натиснути правою кнопкою миші (ПКМ) і  в розділі «Створити» обрати «Нова папка».

   

2. Після цього, слід її правильно назвати. Назву слід обирати, залежно від діловодства. Оскільки створення документів я буду демонструвати на прикладі книги писаря, то назвемо її «Курінна канцелярія».
3. Після того, як ми назвали нашу папку, слід знову натиснути ПКМ і знайти в розділі «Створити» – «Документ Microsoft Office Word» (чи документ іншого текстового редактора (OpenOfiice тощо).

   

4. Після вдалого створення документу, нам слід встановити шрифти, які передбачені Правильником графічного стилю Пласту та є одним з основних інструментів в укладанні документів. Для цього, потрібно завантажити два шрифта: 1. Myriad Pro (шрифт основного тексту); 2. Plast Lisovskyy Medium (шрифт заголовка). Ці шрифти знаходяться тут. Після завантаження їх слід перенести до папки C://Windows/Fonts (відкриваємо Локальний диск (С:), знаходимо папку Windows, в папці Windows знаходимо папку Fonts і переносимо туди всі файли зі шрифтами, таким чином вони автоматично встановляться).

   

5. Після пророблених маніпуляцій, відкриваємо документ Microsoft Office Word, який ми створити в пункті 3.
6. Стандартно, після створення нового документу, Word виставляє стандартно шрифт Calibri, розмір – 11 пт. Для того, щоб це змінити, слід у верхній вкладці Шрифт на Панелі інструментів натиснути на випадаючий список і обрати потрібний шрифт, залежно від потреби. Виберемо шрифт для заголовків Plast.

   

7. Після обрання  заголовкового шрифта, слід обрати його розмір. За правилами   діловедення, заголовок не може бути більшим від основного тексту ніж 2 пт. Тому для заголовка обираємо розмір в 16 пт. Для цього у сусідньому віконечку справа обираємо розмір 16.

   

8. Наступний кроком є форматування заголовка, тобто вирівнювання його в той чи інший бік. Раджу вирівнювати його по центру (слід натиснути Ctrl+E), але це залежить від необхідності. Напишемо декілька слів, наприклад «Заява на членство в Пласті» (рис.6). (у випадку цього шрифта раджу користуватися лише великими буквами, принаймні мені так підходить. Для цього слід натиснути CapsLock — авт.). Натискаємо Enter і переходимо до наступного рядка.
9. Наступним кроком буде обрання шрифта основного тексту. Для цього способом, поданим в пункті 6, слід обрати серед всіх шрифтів Myriad Pro і поставити розмір в 14 пт (рис.5). Після цього вирівнюємо його по ширині (Ctrl+J).
10. Визначаємо також абзацний відступ. Якщо ми поставимо його сталим, то при натисканні клавіші Enter (перехід до наступного рядка), в нас постійно буде з’являтися абзацний відступ, який ми встановимо. Спочатку, слід відкрити вкладку «Абзац» на верхній панелі інструментів та проставити всі показники по нулях, окрім: міжрядковий інтервал – Ординарний, абзацний відступ – 1,25 см. (рис.7)

    

     

    

11. Після цього вводимо текст. Я обрав Пластову присягу як зразок.

    

12. Документ і ваші знання готові до подальшої роботи.

2.2. ПРАКТИЧНА РОБОТА Ч.2

Створення книги

Створення діловодської книги — це  питання креативу кожного окремого діловода. По діловодській книзі, як і по однострою, можна чітко прочитати дитину: чи вона сумлінно ставиться до виконання обов’язків; чи розуміє вона частину своєї влади та відповідальності; чи здатна вона до порядку в своїй голові та в самому веденні документів.

В цій практичній роботі я розповім, як з допомогою графічного редактора створити свою унікальну обкладинку діловодської книги за допомогою графічного редактора Adobe Photoshop. Саме в цій програмі створюються безліч картинок, вона зручна у експлуатації та функціонуванні.

Для початку, слід встановити в себе програму Adobe Photoshop CS5 (не ранішу версію, бо зараз всі файли йдуть від цієї програми і вище). Файл інсталяції можна знайти на будь-якому торрент-трекері, чи сайті з програмами. Навіть на самому сайті Adobe можна завантажити пробну версію, яку щоправда треба зарєструвати. Приклад буду показувати на програмі версії CS6. Будемо вважати, що ця програма у вас вже є, тому стаємо до роботи.

1. Відкриваємо Adobe Photoshop, натискаємо вкладку «Файл» – Створити (або Ctrl+N). Після цього відкриється контекстне меню. У вікні створення документу треба проставити розмір (21х29 см) і роздільну здатність  (від 150 пікс/дюйм до 300).  Колірний режим – RGB, фон – прозорий. Тиснемо ОК.

   

2. З лівого боку на панелі інструментів слід вибрати інструмент «Прямокутник», вибрати білий колір і на всю площину фону накреслити білий прямокутник (рис.10).
3. Відкриваємо Правильник графічного стилю Пласту в програмі Adobe Acrobat Reader DC (програма для перегляду PDF-файлів). Відкриваємо 8 сторінку. Заходимо у вкладку «Редагування» і обираємо інструмент «Зробити знімок» (рис.11).
4. Виділяємо потрібну область знімку (в цьому випадку логотипу Пласту зелений справа внизу) і тиснемо Ctrl+С.
5. Вставляємо скопійований малюнок в наш файл в Photoshop за допомогою клавіші Ctrl+V.

   

    

   

    

   

6. Після цього розтягуємо зображення, затиснувши ЛКМ (ліва кнопка миші) один з кутиків вставленого зображення і тягнучи його по діагоналі вниз до потрібного розміру (рис.13). Для того, щоб пропорції зображення збереглися, слід затиснути клавішу Shift і тримати.

   

7. Наступним кроком є створення тексту. Для цього вибираємо інструмент «Текст» (велика буква Т) і клацаємо один раз на нашій площині. Після цього, обираємо шрифт Plast.
8. Для того, щоб нам вибрати колір тексту, слід взяти інструмент «Піпетка» (6 інструмент на панелі зверху) і натиснути на зелений колір на логотипі. Таким чином, воно визначить колір тексту і вже текст, який ми напишемо буде в ідентичному кольорі з логотипом.
9. Після цього пишемо назву нашого куреня, але оскільки текст задовгий, переносимо його в різні рядки (рис.14).
10. Заходимо у вкладку «Вікно» і обираємо пункт «Символ». Після цього, справа з’являється вікно зміни символів, де є віконце зміни розміру і біля нього справа віконце зміни міжрядкового інтервалу. З допомогою цих інструментів слід зробити так, але всі рядки по ширині були однаковими. Для цього можемо збільшувати або зменшувати розмір шрифта (рис.15).

    

    

11. Наступним кроком, обираємо інструмент «Прямокутник» і малюємо його посередині нашої робочої поверхні (рис. 16).

    

12. З допомогою інструмента «Текст», створюємо напис «Книга курінного судді», або іншого діловода, якого потрібно. Шрифт – Plast, колір напису – жовтий. Розмір рядків підлаштовуємо по ширині, як описано в п.10. (рис.17)

    

З допомогою таких простих навиків знання Adobe Photoshop, вмілого оперування шрифтами та простими фігурами, можна створити свою унікальну обкладинку книги.

2.3. ПРАКТИЧНА РОБОТА Ч.3

Створення документа

В цій практичній роботі, ми будемо розглядати те, як правильно складати пластові документи з погляду української мови, посилань на нормативні пластові документи. Вміння лаконічно і грамотно укладати документи допоможе дитині в майбутньому уникнути незручностей на роботі при написанні різного роду листів, заяв, при веденні офіційної переписки з органами державної влади, підприємствами тощо.

Посадова особа, яка здійснює написання документа повинна вільно і грамотно володіти українською мовою, а у випадках, коли вона сумнівається, саме виховник чи виховниця повинні в цьому допомагати і всіляко акцентувати на важливості такого документообігу в курені/гуртку.

1. Відкриваємо створений в нашій папці Документ Microsoft Word.
2. Слідкуємо, щоб всі розміри шрифта, міжрядкові інтервали тощо були виставлені, як в практичній роботі ч.1.
3. Для початку, слід визначити адресата листа/заяви, себто до кого ми адресуємо цього листа. Для цього, текст має бути вирівняний вліво (Ctrl+L). При введенні адреси слідкуємо, щоб рядки не були задовгими, тож слід переносити текст в інший рядок з допомогою клавіші Enter. Спочатку в адресі листа пишемо посаду, пластовий ступінь, ім’я та прізвище (курінь в випадку УСП/УПС) в родовому відмінку однини, наприклад «Голові Крайової пластової ради України ст. пл. гетьм. вірл. Ользі Герус, ЧоК».
4. Виділяємо написане і пересуваємо інструментом у вигляді піскового годинничка на лінійці документу вправо. Слід проконтролювати, щоб рядки не переносилися в інший рядок. (рис.18)
5. В наступному рядку посередині, слід вказати звернення до адресата через «друже» чи «подруго», назвати ім’я адресата (рис.20).

   

6. Наступний крок – це викладення суті листа чи прохання. Текст слід починати писати з абзацу через два рядки після адреси.
7. Для того, щоб в тексті листа зробити посилання на якийсь документ, то це слід робити з самого початку, аби вже в першому реченні пояснити зміст звернення і його обґрунтування з погляду пластового законодавства. Слід вживати такі слова, як «Відповідно до…», «Згідно з…» і після цього посилання на документ, наприклад «Відповідно до Правильника УПЮ ч.1, п. 2.4.2 звертаються з проханням…». (рис.19).

   

8. Після першого абзацу, залежно від змісту документу, слід більш детально пояснити своє прохання.
9. В передостанньому абзаці можна уточнити наявність додатків до листа, наприклад: «В додатку: характеристика кандидата, нагородний лист» тощо.
10. Останній абзац чи останнє речення, виходячи з культури складання звернень, слід завірити адресата в подальшій співпраці чи/та повазі.

    

11. Завершувати документ за пластовою традицією слід пластовим гаслом СКОБ! (для цього раджу користуватися шрифтом Plast), датою та місцем написання документу (формулювання Дано 1 грудня 2016 р.Б. в місті Львові) та підписом. Якщо підписантів більше, ніж один, то слід в наступному рядку написати «Підписали:» і внизу зазначити підписантів. З лівого боку рядка пишеться посада, з правого боку — пл. ступінь, ім’я та прізвище, курінь в називному відмінку. Між посадою і ім’ям слід залишити місце для підпису, яке можна зробити клавішею Tab.

    

12. Зберігати документ слід в двох форматах .doc та .pdf. Для того, щоб зберегти, слід зайти у вкладку «Файл» і натиснути «Зберегти як…» і обрати формат зберігання (рис.22). В форматі .pdf слід зберігати для того, щоб при пересиланні електронною поштою листа, чи при видруку з іншого комп’ютера всі налаштування документу (шрифти, відступи тощо) збереглися.

    

2.4. ПРАКТИЧНА РОБОТА Ч.4

Створення наказу

Наказ як документ в Пласті зустрічається лише в кількох випадках: в УПЮ — документ для відкриття дня на таборі, сходин чи заходів; в УСП/УПС як офіційний документ від керівного органу, в якому організація виносить офіційне рішення щодо якогось об’єкту документу (дозвіл на проведення табору, офіційне призначення працівника). Оскільки накази в контексті цього проекту — це компетенція УПЮ, будемо розглядати, як укласти наказ на відкриття сходин.

Наказ складається з «шапки», тобто заголовкових реквізитів (назва документу, нумерація, заголовок, який пояснює короткий зміст наказу, наприклад: «Наказ ч.3 про відкриття 3-го дня табору», точок наказу, та прикінцевих реквізитів (СКОБ!, дата та місце написання наказу, підписи відповідальних осіб).

1. Для написання заголовкових реквізитів, слід вирівняти текст по центру (Ctrl+E), вибрати напівжирний стиль (Ctrl+B) та великими літерами написати слово НАКАЗ. Біля цього також слід зазначити нумерацію наказу (детальніше в практичній роботі ч.6 про створення реєстру). В наступному рядку з великої літери слід написати заголовок, який пояснює короткий зміст наказу (Про відкриття сходин гуртка, Про відкриття 3-го дня табору тощо).
2. В наступному рядку (текст слід вирівняти по ширині без абзацних відступів), слід почати основний текст наказу з першої точки (Т.ч.1). Перша точка слугує для загального привітання учасників заходу, чи ідейної цитати.
3. Друга точка наказу слугує для уточнення правил поведінки на заході чи іншої технічної інформації.
4. Третя точка наказу повідомляє загалу про програму сходин (дня на таборі) з детальним вказанням часових меж та назви точок програми. Також, може бути повідомлена лише рамова програма дня, щоб не відкривати учасникам сходин (табору) всіх секретів, які підготував виховник чи юнак для учасників сходин (рис.23)

   

5. Четверта точка наказу призначена для повідомлення про провід сходин (табору) — на таборі це особливо актуально, оскільки він може змінюватися через призначення тимчасового наказного проводу. В цій точці або окремій можуть теж бути відомості про хорунжих дня, чергових дня тощо. Окремою точкою (якщо це стосується табору), слід зазначати прибулих і вибулих з табору, якщо такі були (детальніше про це в зразку таборового наказу в книзі табору УПЮ).
6. Останньою точкою вказується чисельний стан заходу, в якому слід здійснювати такий поділ, як провід (комендант, заступники), булава (бунчужний, інструктори, вишкіл бунчужних), учасники (булавні), гості з зазначенням точної кількості присутніх на заході. В кінці точки слід зазначити підсумок всіх присутніх словом РАЗОМ чи ВСЬОГО (рис.24).
7. В прикінцевих реквізитах, слід вказувати пластове гасло СКОБ!, дату та місце написання наказу, та підписантів, якими є виховник (зв’язковий, комендант) та писар, який складає наказ (рис.25). Після укладення наказу, він має бути підписаний всіма підписантами в двох екземплярах (один в книзі табору, інший в архіві куреня/гуртка наприклад).

   

   

2.5. ПРАКТИЧНА РОБОТА Ч.5

Створення протоколу

  Протокол — це один з найважливіший діловодських документів, оскільки саме в цьому документі зберігається хроніка прийнятих рішень, деталі обговорень різного роду зборів, підсумки голосувань тощо.

Протоколи можуть вестися на всіх видах збірок (сходини Ради гурткових, збірка курінного проводу, збірка проводу табору, збірка організаторів вишколу тощо). Протокол особливо є важливим документом для тих осіб, які були відсутніми на збірці, щоб могти опосередковано приймати участь в обговоренні прийнятих рішень та бути в курсі всіх обговорених справ.

Є різні стилі написання протоколу:

• Констатаційний — це вид написання протоколу, в якому констатуються лише обговорені і прийняті рішення, наприклад:
  Слухали: пл. прих. Івана Петренка з доповіддю про інвентаризацію майна табору.

Вирішили: прийняти звіт пл. прих. Івана Петренка та доручити йому провести інвентаризацію майна куреня. Проведення перепису майна табору вважати виконаним на оцінку «добре».

• Описовий — вид написання протоколу, який зумовлює детальний опис обговорень. Такий протокол складається переважно після заходу, відтворюється з нотаток, які писар писав на заході чи збірці. Такий спосіб не є дуже точний, адже може містити суб’єктивність писаря, бо не все можна чітко відтворити з пам’яті, проте такий стиль передає атмосферу, яка царювала на збірці. Наприклад:

1. Питання курінної вкладки

З доповіддю про питання збору курінної вкладки виступив пл. розв. Василь Терещенко, який розповів про те, що вкладка збирається не дуже вдало, адже члени куреня нехтують збірки для збору вкладки, таким чином зриваючи здачу квартальних внесків в станицю. Зв’язковий ст. пл. скоб Іван Геращенко висловив своє невдоволення через ці обставини та запропонував Василеві допомогу від Кадри виховників в зборі вкладки.

• Стенографічний — вид написання протоколу, в якому чітко фіксуються слова, сказані кожним з присутніх. Для цього може вестися диктофонний запис і потім після збірки писар розшифровує записи і переносить їх на папір. Наприклад:

Василь Терещенко: Ситуація, що склалася зі збором вкладки є дуже плачевною, що раз гірше збираються гроші в гуртках. Скоро прийде час здачі квартальних внесків, а ми не зможемо зібрати потрібну суму і доведеться вкладати свої власні кошти.

Іван Геращенко: така поведінка юнацтва є неприпустимою. Пропоную, щоб виховник твого гуртка допоміг тобі в зборі вкладок, бо зривати термін здачі внесків на станицю є недопустимим. Але загалом ти молодець, що стараєшся змобілізувати своїх побратимів в курені.

 

В принципі, кожен писар може обирати той стиль, який йому подобається. Коли я писав чи пишу протоколи, то найзручнішим для мене є описовий стиль, оскільки все залежить від тієї цільової аудиторії, яка це буде читати. Якщо всіх цікавлять лише прийняті рішення, то достатньо констатаційного способу. У випадку куреня УСП, то тим, кого не було, цікаво почитати, яка була атмосфера на збірці і про що радилися. Тому, кожен писар в праві обирати собі ближчий йому стиль, в залежності від потреби.

В цій практичній роботі ми розглянемо загальні реквізити, які потрібно враховувати при написанні протоколу. Ці відомості потрібні для архіву та для тих, хто буде читати цей протокол.

Як і в наказі, в протоколі мають бути заголовкові та прикінцеві реквізити, однак крім того, має бути ще список присутніх на збірці,  кількість присутніх та список питань порядку денного. При детальному розписуванні обговорення питань, слід  також писати заголовок обговорюваного питання відповідно до його місця та числа в порядку денному.

1. В заголовкових відомостях слід великими буквами напівжирним стилем написати слово ПРОТОКОЛ (це означає вид документу) та його число в реєстрі документів. В наступному рядку слід написати вид збірки, про яку пишеться протокол.
2. Наступним пунктом є зазначення списку присутніх із зазначенням пл. ступенів, імен та прізвище та з зазначенням посад. Рекомендую зазначати їх по вищості посади. В кінці цього пункту можна написати кількість присутніх на збірці осіб.
3. Після зазначення списку присутніх, можна написати і список відсутніх на збірці з можливим зазначенням причини відсутності, яку слід вияснити заздалегідь (рис.26).
4. Якщо на збірці присутні гості, то це слід написати окремим пунктом із зазначенням пл. ступеня, ім’я, прізвища та посади (якщо є).
5. Після списку присутніх/відсутніх, слід написати список питань до обговорення. Назви питань слід формулювати лаконічно та коротко не перевищуючи один рядок документу (рис.27).

   

6. Далі слідує обговорення питань, зазначених в порядку денному, відповідно до обраного стилю написання.
7. Прикінцеві реквізити такі ж, як в наказі, однак крім курінного/ої та писаря, протокол скріплює також зв’язковий/а (рис.28).

   

   

2.6. ПРАКТИЧНА РОБОТА Ч.6

Створення е-реєстру

Електронні реєстри з допомогою онлайн (Google Таблиці) чи офлайн-ресурсів (Microsoft Excel) є дуже зручними до складання, зберігання різного роду даних, експлуатації та функціонування. Списки чи реєстри допомагають нам на меншій кількості місця в горизонтальному чи вертикальному порядку погрупувати велику кількість потрібних даних. Наприклад, картотеку юнацтва, яку ми звикли бачити  у вигляді файлу Word можна зробити на більшу кількість людей за допомогою таблиць Excel. Праця з електронними таблицями в детальнішому викладі розміщена в методичному проекті ст. пл. Тараса Липового, ПМ «Використання соціальних мереж  та сервісів Google в діловеденні та роботі куреня».

В цій практичній роботі ми розглянемо створення електронного реєстру курінних/гурткових документів, що в принципі пояснить принципи роботи з онлайн-таблицями, що дозволить згодом створювати і інші реєстри, такі як список членства куреня, чи картотека юнацтва.

1. Для початку роботи з таблицею, нам потрібно її створити. Для того заходимо на Google Drive (диск зберігання даних пошти Gmail), натискаємо «Створити» і обираємо «Таблицю».
2. Після цього, нам відкривається інтерфейс таблиці, який ми можемо використовувати для створення нашого реєстру. Для початку нам слід визначитися з назвами колонок, в які ми будемо вносити дані.
3. В моєму розумінні, для реєстру документів перше, що нам потрібно – це нумерація, для того, щоб потім цей чи інший документ можна було знайти в архіві. Це дуже зручно в користуванні. Уточню, що номер документу, який ви складаєте має бути такий самий, як номер в реєстрі. Спочатку, нам слід визначитися з способом нумерації. Їх є сотні тисяч, бо кожне відомство визначає їх самостійно. Найпростіший, який мені припав до душі — це порядковий номер документу / рік, в якому було укладено документ, наприклад: 1/2016, де 1 — це перший документ, написаний і зареєстрований в 2016 році, а 2016 – це рік. Таким чином буде легше звітувати писарю, чи іншому діловоду, який зазначатиме, що за звітний період (2016 рік) було видано 1 документ, з них 1 протокол і 0 листів (рис.29).
4. Після цього, слід визначитися з призначенням документу. Я рекомендую два види призначення документу: Зов (зовнішній — для інших ніж курінні пластових органів) і Вн (внутрішній — для внутрішнього користування в курені).

   

5. Наступна колонка має відповідати за вид документу (лист, протокол, заява тощо).
6. Ці три колонки є найважливішими в цій таблиці, особливо для навігації. Тому слід їх закріпити, щоб при пересуванні в інші колонки, ці залишалися непорушними і разом з цим пересуванням пересувалися і вони. Для того, слід використати вкладку «Вигляд» – «Закріпити» і вибрати потрібну кількість стовпців чи рядків (рис.30).

   

7. Наступний стовпець має відповідати за короткий зміст документу (про відкриття сходин, надання 1-го відзначення УПЮ тощо).
8. Наступні два стовпці мають бути використані для дати і місця написання документу.
9. Біля цього стовпця, мають бути зазначені підписанти документу.
10. Наступний стовпець має зазначати, для кого цей документ призначений. У випадку такого документу, як лист/звернення/заява, має бути зазначений адресат (курінний/а, зв’язковий/а чи інша посадова особа).
11. Наступні чотири стовпці – це «В архіві» (чи екземпляр є в архіві, слід написати «Так» чи «Ні»), «Пропечатано» (це у випадку офіційних пластових документів, чи поставлена печатка, яка зумовлює юридичну силу документа), «Статус» (пункт, в якому прослідковується актуальне знаходження документу – розіслано, вручено тощо), «Додатки» (в якому зазначаються номер додатків та короткий їх зміст).
12. Загалом, такий документ як реєстр є дуже зручним у використанні, особливо, коли діловедення куреня/ради гурткових здійснюється в онлайні. Доступ до такої папки і до таких документів може здійснюватися з різних ґаджетів (планшетів, смартфонів тощо).Також, дуже просто такий електронний документ давати на перевірку виховнику чи зв’язковому через електронну пошту просто надавши йому чи їй доступ до редагування, перегляду чи коментування.

ВИСНОВКИ

Осучаснення діловодських книг в УПЮ — це продиктований необхідністю крок, який має здійснюватися постійно, зважаючи на те, що цим фактично ніхто не займався крім окремих людей чи діловодів. Цей методичний проект показує лише певні рекомендації до того, як виховнику/ці пояснити дитині, для чого і як вести своє діловодство.

Електронізація діловодських книг, як і нашого життя є невпинним процесом, вони диктують нам постійну оптимізацію та спрощення процесів. Однак, крім цілі ефективного менеджменту в курені, діловодства мають на меті ще навчити дитину складати ці документи, розуміти стиль написання та потрібність застосування цього в дорослому житті.

Цей методичний проект написаний у вигляді практичних робіт, які може робити як виховник/ця і зв’язковий/а та радити до використання своєму юнацтву.

Саме ведення діловодств в Пласті допомагає дітям самим будувати своє міні-суспільство зі своїми міні-органами влади. Це також дає розуміння, що це не лише велика відповідальність, але і велика праця. Також, це дає розуміння формальних відносин між керівництвом та підлеглими, розуміти їхню цінність не лише за допомогою дружніх та договірних відносин. З кожним разом, життя дає розуміти, що формальні стосунки – це саме те, на що можна покластися, зважаючи на недосконалу природу людини, яка може зраджувати. Діловодство має навчити дітей скурпульозно підходити до написання документів, вчитуватися в їхній зміст, шукати помилки, бо в дорослому житті від однієї помилки може залежати кар’єра, чи навіть життя.

Щиро раджу всім виховникам та виховницям не відходити від традиційних методів застосування пластових діловодств УПЮ, а навіть, якщо ви не знайшли відповіді на свої питання, то включати креатив і видумувати щось своє.